Crise du Covid 19 🦠 et nouveaux modes de travail 🧑💻 ont profondément impacté le monde du travail depuis quelques années. Et l’immobilier d’entreprise 🏢 n’y a pas échappé. Bon nombre de sociétés ont été poussées à revoir à la baisse leurs surfaces de bureaux pour cause de réorganisation des espaces afin de respecter les mesures sanitaires, de réorganisation des équipes ou de renforcement du télétravail, par exemple. Mais ces entreprises se sont confrontées à une incapacité d’adaptation immédiate liée à leur contrat de bail commercial. ⛔️
Le bail commercial est la forme juridique la plus répandue lorsqu’il s’agit de louer des espaces de travail. Si ce type de contrat de location, communément appelé bail 3-6-9, vise à garantir au locataire son maintien dans les locaux, il s’avère aujourd’hui peu flexible, puisque ne pouvant être rompu — sous conditions — qu’à partir de 3, 6 ou 9 ans.
Qu’est-ce que le bail commercial classique pour la location de bureaux ?
Définition du contrat de bail commercial
Le bail commercial s’étend sur une durée d’engagement ferme de 9 ans. Ce contrat de location dispose légalement de facilités de libération à 3 ou 6 ans, sauf mentions contraires indiquées dans le contrat entre bailleur et preneur.
Dans un bail commercial, le locataire paie seulement pour la jouissance des murs. Lui revient à sa charge : la gestion du local, les frais de chauffage, de connexion, de ménage ainsi que l’aménagement de ses bureaux (mobilier, décoration). Il doit également remettre en l’état l’espace loué au moment de la sortie des lieux, ce qui constituent de nouveaux travaux d’aménagement. 😅
Comme pour toute location d’un bien, le montant du loyer est indexé au prix du m2 établi selon la tension immobilière de la ville ou du quartier où est implanté l’immeuble. À ce paramètre, est ajouté le standing de l’immeuble.
Les avantages du bail commercial 3-6-9
Les avantages du bail commercial tiennent surtout à la durée d’engagement. Si une durée de maintien dans des bureaux pendant 9 ans peut paraître longue, c’est aussi la garantie pour une entreprise d’un amortissement sur les investissements engagés dans le réaménagement de ses bureaux. Il arrive aussi que le bailleur accompagne le projet du preneur en lui accordant une franchise de loyer, puisque ce dernier s’engage sur la durée. 👌
De plus, ce bail prévoit une protection du locataire dans le cas où le bailleur voudrait l’évincer avant la fin des 9 ans prévus : le locataire reçoit une indemnité financière pour la libération anticipée des lieux. 💶
Les avantages pour le bailleur sont sensiblement les mêmes : avec la garantie qu’un loyer sera versé pendant 9 ans, le bailleur s’assure d’un retour sur investissement rapide.
Cette sécurité montre a contrario un manque de flexibilité dans l’occupation des lieux. En effet, la vie d’une entreprise n’est rarement toute tracée ni même rectiligne pendant 9 ans. 📈 Or, le bail commercial ne permet pas une libération anticipée des lieux et ne se prête pas non plus à un besoin d’extension de surface. Depuis 2020, des réflexions sont en cours pour proposer un bail commercial plus souple, mais aucune réforme ne semble annoncée. 🤨
Pourquoi remet-on en question le modèle du bail 3-6-9 ?
L’évolution des modes de travail depuis 10 ans exige des entreprises davantage de flexibilité, d’adaptabilité et de souplesse. 😌 Plus de la moitié des cadres (51 %) ont été confrontés à un ou plusieurs changements touchant leur environnement de travail au cours de ces 3 dernières années (étude Michael Page/Ifop « Les grandes tendances du marché du travail »). Télétravail, flexoffice, coworking… tous ces modes de travail se sont démocratisés récemment avec la crise sanitaire de la Covid. Mais l’apparition de ces nouveaux usages est antérieure avec la prise de conscience des limites des open spaces tant pour le bien-être des salariés 🧘(stress, bruit, sensation d’être surveillé…) que pour leur productivité 💡 (distractions, allées et venues, discussions…). De nouvelles formes de travail ont donc vu le jour pour laisser plus de liberté et d’indépendance au salarié afin qu’il travaille dans les meilleures conditions. Ces différentes méthodes influent directement sur les surfaces employées dans les bureaux. Si une partie des salariés d’un établissement sont en télétravail, et d’autres encore en congé ou en déplacement, les postes vacants constituent un coût financier proportionnel à la surface louée inutilisée. 💸
Ainsi, la rigidité du bail commercial constitue un obstacle pour les entreprises à de nombreux niveaux économiques : développement des nouvelles technologies, internationalisation de l’économie, raccourcissement des cycles économiques, nouveaux modes de management et d’organisation des entreprises, etc. Les sociétés, face à des impératifs économiques nouveaux et des horizons incertains, veulent davantage de flexibilité. Et dans ces conditions, on imagine bien que les baux supérieurs à 6 ans sont déjà des engagements risqués pour bon nombre d’entreprises en France.
Quelles solutions alternatives au bail commercial ?
Afin de proposer une offre la plus proche des besoins des sociétés, et pour parer à la rigidité du contrat de bail commercial, des contrats flexibles de location existent désormais. Ce sont des espaces dont le loyer comprend tous les frais et services annexes : toutes les charges telles que les fluides, le chauffage, l’IT (reprographie et connexion internet), la maintenance, le ménage, la sécurité… sont incluses.
L’économie financière et en temps de gestion, représentée par cette solution, est considérable. L’opérateur se charge de tout.
Deux types d’offres sont mises à la disposition des entreprises : l’immobilier de service et le facility management.
L’immobilier de service ou le coworking
Les espaces de coworking, tels que Wojo ou NAAMA, regroupent plusieurs entreprises au sein d’un même immeuble et proposent une foule de services mutualisés : c’est l’immobilier de service. Ces lieux fournissent aussi bien des bureaux privatifs, que des espaces de travail partagés, des espaces communs (salons, bars, terrasses, cuisines, salles de repos, douches…) et de nombreux services. L’opérateur offre ainsi aux entreprises un service clé en main : les locaux sont directement fonctionnels, pas d’aménagement à prévoir, pas de mobilier à acquérir, les entreprises s’installent rapidement et à moindre coût. Solution permanente ou temporaire, complémentaire au bail commercial pour gérer ses actifs, le coworking dispose d’un rapport prix/flexibilité très attractif dans un environnement économique plus incertain qu’avant.
Le coworking offre divers autres avantages tels que des activités communautaires qui permettent de recréer du lien en entreprise, des aménagements design et orientés qualité de vie au travail…
Enfin, summum de la flexibilité, en coworking, l’entreprise paye un abonnement qu’il est possible de résilier rapidement, et sans pénalité. L’abonnement est ajustable en fonction de l’évolution de l’organisation de l’entreprise.
Facility Management, l’adaptation des investisseurs
Des sociétés comme MyFlexOffice, par exemple, aménagent et gèrent des bureaux pour des entreprises. Elles prennent à bail (en 3-6-9) des surfaces qu’elles « sous-louent » ensuite en contrat de service avec des préavis généralement assez souples. Leur valeur ajoutée réside dans les services proposés et la flexibilité.
Ils se chargent de trouver la surface adéquate pour une entreprise, puis de l’aménager sur mesure en concevant l’espace avec leur équipe interne d’architectes spécialisés en workplace strategy. Ils gèrent les chantiers et livrent l’espace clé en main et créé spécifiquement pour le client, avec une durée d’engagement flexible. Par la suite, ils s’occupent de la gestion quotidienne des bureaux.
Une solution de facility management se différencie d’un coworking par leur offre en marque blanche : l’aménagement est réalisé pour une entreprise en particulier, alors que dans un coworking il n’y pas de personnalisation possible des espaces.
La solution GetGround
L’application GetGround permet aux opérateurs de coworking ou aux sociétés de facility management d’administrer leurs services et leur immeuble. Pour Wojo ou NAAMA, par exemple, GetGround a développé une application en leur nom propre destinée aux coworkers :
- pour la réservation de postes de travail ou de salles de réunion
- pour participer à la vie communautaire de l’immeuble
- pour profiter des services de conciergerie, de commande de repas
- …
Un Back office est également créé pour faciliter la gestion de ces espaces et de leurs services par les gestionnaires des bureaux.
