Vous avez un espace de coworking ? Ou vous avez, au moins, le concept de votre coworking ? Alors, vous le savez sans doute, le coworking parfait doit mixer des espaces cuisine, café et détente, postes de travail en open space, bureaux privatifs, salle de réunion… Tout un tas de lieux dont il convient d’avoir bien pensé les surfaces, pour que celles-ci soient toujours bien utilisées et donc… rentables ! Autre enjeu lié, chaque zone a sa fonction et son organisation propres, ce qui, selon la taille de votre coworking, peut devenir un vrai casse-tête pour tout gestionnaire !
C’est là qu’une plateforme digitale peut vous venir en aide ! Grâce à notre expérience avec nos clients coworking WOJO et NAAMA, nous vous proposons une application mobile et son back office pour la gestion de vos espaces, et vous allez voir, vous allez adorer tant on vous simplifie la vie ! 🤓
🍒 La cerise sur le gâteau : vous pourrez également offrir la meilleure expérience collaborateur à vos coworkers ! 😎
Commençons par…
La gestion des zones de travail d’un coworking
Ce qu’il y a de beau dans les espaces de coworking, c’est cette liberté de créer des espaces de travail révolutionnaires, tant par leur design que par leurs utilisations !
Les coworking répondent de plus en plus aux besoins des entreprises et surtout des travailleurs de toutes sortes (salariés, indépendants, start up, artistes…) d’exercer leur métier dans de bonnes conditions de bien-être, de créativité, d’interconnexion et d’échanges. Aujourd’hui, il est donc — enfin — admis que l’on peut travailler (et être efficace) dans un canapé sans avoir l’air d’un ado qui ne veut pas faire ses devoirs… 😉
Ainsi, dans les coworking tout est permis ! 🤩 Certes, cela dépendra du budget de départ, mais en tout cas, vous n’avez aucune limite pour imaginer l’espace de travail rêvé.
Les espaces de travail traditionnels
En fonction de votre cible, votre tiers lieu pourra proposer différents types de postes de travail. Bien entendu, il vous faudra des tables en open space pour les travailleurs solitaires ou qui n’auraient pas les moyens de louer un bureau privé. Si la surface disponible vous le permet, des bureaux privatifs seront toujours appréciés par de petites entreprises ou les équipes locales de grands groupes. Détail qui a son importance : il s’agit de la zone la plus rentable des espaces de coworking, car elle peut être assez dense selon le nombre de postes que vous y placerez. 💰
Peu importe la grosseur de votre coworking, il vous faudra envisager de réserver un endroit à une salle de réunion, au moins. Une salle de conférence sera aussi un atout pour votre coworking, car elle peut être louée à des entreprises externes. Cependant, selon là où se situe votre tiers lieu, vous aurez plus ou moins de facilités à assurer sa pleine occupation, même si elle peut toujours servir de salle de réunion supplémentaire à vos locataires. 😉
Les espaces de travail différenciants
Viennent ensuite des zones « glamour » ❤️🔥 et sur lesquelles vous pouvez jouer la différence face à la concurrence. Chez GetGround, on aime beaucoup les brainstorming room ou zone de créativité ! Cet endroit où rien ne doit être classique, de la déco, aux idées qui jailliront des cerveaux en surchauffe, en passant par le mobilier. Les phone box (cabines téléphoniques) sont également très en vogue et peuvent se caser pratiquement partout dans votre espace. On ne parle pas des cabines téléphoniques du siècle dernier ☎️, mais d’un petit cocon design insonorisé pour passer ses appels discrètement sans déranger tout l’open space. On parle de ce collaborateur dont tout l’étage profite de sa conversation téléphonique… Vous le connaissez, n’est-ce-pas ? 😉 Enfin, proposer un studio de prise de vue ou encore des salles de visioconférences séduiront les start-up à coup sûr.
Pourquoi utiliser une application pour la gestion des espaces de travail ?
Vous le constatez, pour procurer une expérience utilisateur complète et originale à vos coworkers, vous aurez plusieurs espaces à gérer. « Gérer », qu’est-ce que cela sous-entend ? Plusieurs choses !
En tant que gestionnaire, regardant de la rentabilité de votre investissement, il s’agira pour vous de chercher à :
- Optimiser leur taux d’occupation : nombre de postes disponibles pour le nombre de postes effectivement loués.
- Gérer les plannings d’occupation
- Anticiper les moments de sous-occupation et y remédier
- Maîtriser les coûts et l’impact sur l’environnement : maîtriser les fluides (eau courante, électricité…), climatisation…
Ainsi, proposer un système d’intendance digitale apportera un gain de temps certain pour tout gestionnaire.
— L’application GetGround vous facilite toute cette gestion ! Nous avons développé plusieurs modules qui vous permettent d’assurer un niveau de service idéal :
- le module de réservation d’espace
- le module de ticketing
Avec l’application mobile mise à la disposition des coworkers et votre back office administrateur, vous avez une visibilité sur les espaces réservés ainsi que sur les demandes d’intervention des infrastructures de votre lieu : clim HS, ampoule à remplacer…
De plus, grâce à nos multiples partenaires, nous pouvons créer un espace ultra connecté hyper efficace :
- Vecos propose des casiers connectés déverrouillables depuis l’application GetGround
- Nous utilisons les badges dématérialisés STid, pour accéder aux espaces réservés, grâce à son smartphone
- Merci Yanis a développé une liste incroyable de capteurs tous plus audacieux les uns que les autres pour veiller à ce qu’aucune lumière ou clim ne reste allumée dans une pièce inoccupée, pour compter les passages dans chaque zone, surveiller les consommations d’eau ou d’électricité, être alerté d’une fuite d’eau ou de la panne d’un appareil électrique…
N’oubliez pas qu’une gestion simplifiée pour vous, améliore également l’expérience utilisateur de vos coworkers, et représente un avantage concurrentiel non négligeable ! 😏
La gestion des zones de vie d’un coworking
Le coworking est bien plus qu’un lieu de travail, il instaure un cadre de vie, une communauté autour de son concept. Pour stimuler les échanges, ces connexions et encourager le partage, des zones de vie sont indispensables au fonctionnement de votre tiers lieu.
Bien sûr, l’accueil de votre coworking, étant le premier point de passage de vos clients et visiteurs, elle est la zone la plus importante. Un café ☕️, une cuisine ou un restaurant seront également des éléments essentiels à la génération de liens sociaux au sein de votre coworking. Lieux de passage et de convivialité, ce sont des zones très fréquentées qui apportent des services complémentaires évitant au coworker de quitter le lieu pour se restaurer. 🍽
Ces différentes zones peuvent s’imbriquer les unes entre elles, l’accueil pouvant intégrer une partie café et permettre de recevoir invités, colis ou bureaux administratifs. Notez cependant, qu’un restaurant nécessite une gestion à part entière par une société extérieure. La restauration est un métier à part. 🧑🍳
D’autres espaces comme une terrasse ou un rooftop, une zone détente avec babyfoot, TV, console de jeux vidéo, une bibliothèque, sont autant de lieux qui contribuent à affirmer le concept et l’identité graphique de votre coworking.
Comment gérer ses espaces de vie ?
Quelle attention vont nécessiter tous ces lieux de vie ? Pour l’administration de ces zones vous allez devoir :
- Assurer la propreté de tout le lieu de vie : poubelles pleines, sanitaires…
- Assurer le réapprovisionnement en consommables : thé, café, snacks…
- Provoquer des moments de rencontre et de détente
- Proposer des services annexes de conciergerie
- Rendre possible la réservation ou commande de repas
—- Là encore, GetGround vous mâche le travail 😉 Nous associons notre technologie aux expertises de partenaires pour compléter l’expérience de travail de vos coworkers.
Notre module Actualités sera l’outil dédié à la communication de vos divers événements organisés au sein de votre lieu.
Nos partenaires nous accompagnent également sur ces services additionnels :
- Merci Yanis déploie des capteurs de traçabilité des prestations de nettoyage ainsi qu’une plateforme de ticketing pour toutes les demandes d’interventions
- Cyconia et Zen&Bien mettent à votre disposition un chatbot des plus commodes : il se charge de vos demandes de pressing, garde d’enfant, lavage auto…
- Fraiche Cancan s’associe avec nous pour vous proposer des repas à commander à partir d’un frigo connecté ou en Click&Collect
- IZYX offre un service de parking connecté pour gérer vos flux et accès
Un Digital Manager pour gérer votre back office
On le reconnaît, gérer un espace de coworking, c’est un sacré challenge ! Même si notre application n’a que des avantages 🤓 son administration requiert des ressources : temps, personnel, infrastructures digitales. Pour soulager votre équipe administrative, nous mettons à votre disposition un Ground Manager : un profil digital, formé par nos soins qui alimente en contenu et anime la plateforme.
On a vraiment pensé à tout, n’est-ce pas ? 😉 Vous n’avez plus qu’à nous appeler, on se charge du reste 😎
