Le « flexoffice » ou « bureau flexible » – en français dans le texte 🤓- est un concept d’aménagement des espaces de travail impliquant le fait de ne pas avoir de bureau à soi sur son lieu d’activité. A l’inverse, on dispose d’une multitude d’univers : collaboratifs, privatifs, détente… Le salarié est alors libre de choisir l’environnement de travail selon ses besoins : espaces atypiques et confortables, ouverts ou bien fermés, pour plus de confidentialité…
Pourquoi choisir le flexoffice ?
Ce concept est né d’un triple constat :
- Avec l’explosion du travail à distance ces dernières années, les missions à l’extérieur de l’entreprise, les vacances, et les différentes absences des salariés… certains espaces s’avèrent largement sous-utilisés. Ainsi, on estime que le taux de vacance d’un poste de travail en France se situe autour de 40 %. Pour les entreprises, le calcul est vite fait : chacun de ces mètres carrés sous-occupés représente un coût indéniable.
- La révolution digitale a permis la création d’outils de travail, accessibles de partout et à tout heure.
- Les salariés sont de plus en plus attachés à leur bien-être au travail. Et celui-ci passe notamment par un meilleur équilibre vie pro et vie perso, une plus grande flexibilité des horaires et un resserrement de la durée des trajets domicile-travail. Si vous faites partie des 55 % des entreprises françaises qui envisagent sérieusement de passer au flexoffice (Étude Deskeo, 2021), alors, voici quelques arguments qui finiront de vous convaincre avant de découvrir, en fin d’article, les secrets d’un flexoffice réussi.
Les avantages multiples du flexoffice
Les avantages du flexoffice pour les entreprises
La raison principale avancée par les entreprises pour passer au flexoffice est la réduction des coûts de l’immobilier🏢. Attention : certes, la mise en place du flexoffice est l’occasion d’optimiser le taux d’occupation de vos bureaux, mais elle ne doit pas signifier une réduction des postes de travail, aux dépens du bien-être des salariés. Bien souvent, la place gagnée grâce à la réduction des surfaces attribuées aux postes de travail est réinvestie pour la création d’espaces collaboratifs disruptifs ou informels.
Les économies financières ne doivent pas être les seules raisons invoquées, car le flexoffice implique de nombreux autres avantages :
- avec le flexoffice, les espaces ne limitent plus la composition des équipes aux postes de travail physiques. Les équipes se font et se défont au gré des besoins des projets et les différents espaces collaboratifs ou privés autorisent une plus grande flexibilité dans le travail en équipe.
- la productivité de vos salariés s’en trouve renforcée : la diversité des espaces de travail soutient le travail en équipe, mais l’existence d’espaces privatifs permet aussi un isolement lorsqu’une tâche demande concentration ou confidentialité.
- De manière générale, tous les avantages qu’y trouveront vos employés joueront également en votre faveur : bien-être au bureau, mise en place du télétravail, moins de temps de transports, plus de cohésion… Autant de manières pour vous de solidifier le sentiment d’appartenance à votre entreprise, maintenir la motivation de vos employés, attirer de nouveaux talents, limiter le turnover… Voyons de plus près en quoi le flexoffice séduit les salariés.
Les avantages du flexoffice pour les salariés
Ce que les collaborateurs apprécient le plus dans le flexoffice est la liberté qui leur est laissée pour organiser leur travail ainsi que la mobilité.
D’autres atouts sont avancés :
- décloisonnement des équipes : les rencontres avec les divers services sont facilitées
- rupture avec la routine
- temps de transports réduit (si flexoffice associé au télétravail)
- confort et créativité améliorée grâce à aux multiples ambiances de travail
- évite la sédentarité
- autonomie
3 conseils pour réussir la mise en place du flexoffice dans vos bureaux
Instaurer le flexoffice dans ses bureaux nécessite la prise en compte de paramètres de 3 natures principales :
- l’aménagement des espaces
- le matériel technique
- le management
Pour réussir chaque aspect de votre flexoffice, retrouvez nos meilleurs conseils ⬇️
Conseil n°1 : Repensez l’aménagement de vos bureaux en plusieurs typologies d’espaces selon votre activité et les besoins des occupants
À nouvelle organisation du travail, nouvel aménagement des bureaux. Ou inversement. 😅 Quoiqu’il en soit : vous envisagez sans doute de réduire le nombre de postes de travail au profit d’espaces collaboratifs, d’espaces détente… Mais cette répartition ne doit pas se faire au hasard. Si vous faites mal votre calcul, l’effet peut être désastreux sur la vie quotidienne de vos salariés et sur la productivité de vos équipes.
Pour accompagner la mise en place de votre flexoffice vous devrez prévoir plusieurs typologies d’espaces :
- zone de travail individuel
- espaces collaboratifs
- lieux informels
- zones de réunion en présenciel et à distance
- espaces de détente.
Ces différentes zones devront veiller à préserver la cohérence fonctionnelle des équipes, respecter leurs besoins. Elles devront donc pouvoir s’adapter aux tailles des équipes, être mouvantes à l’intérieur et poreuses vis-à-vis de l’extérieur.
La disparition d’un certain nombre de postes individuels encouragera les salariés à évoluer de zone en zone, à créer des rencontres. Et même si votre entreprise n’accueille pas l’ensemble de ses salariés au quotidien (déplacement, arrêts maladie, RTT, télétravail…), vous devrez assurer une place assise à chaque collaborateur à tout moment de l’année. C’est une précaution qui a toute son importance en cas d’affluence au bureau !
Avec le flexoffice, les salariés doivent libérer leur espace à la fin de la journée : plus de pot à crayon, dossier en attente ou photo souvenir de la dernière soirée entre collègues sur le bureau… 🥳 L’installation de casiers individuels verrouillables sera donc très appréciée pour y laisser ses affaires d’un jour à l’autre. Notre dernier conseil : anticiper et prendre en compte les exceptions et les populations spécifiques, notamment les travailleurs en situation de handicap. 😅 Rassurez-vous, pour vous aider dans l’aménagement de vos bureaux en flexoffice, des spécialistes peuvent vous accompagner : architectes, sociétés de services immobiliers tels que My Flexoffice… Ils seront là pour penser à tout et faire de vos bureaux un espace de vie idéal pour vos collaborateurs !
Conseil n°2 : Adaptez le mobilier de bureau et le matériel technique mis à disposition de vos salariés
Afin d’utiliser toute la surface que vous offrent vos bureaux, vous devrez réduire la taille de chaque poste de travail. Désormais, pour beaucoup d’entreprises, il n’est plus essentiel de disposer de tiroirs ou d’un large bureau : les ordinateurs sont plus compacts, les documents sont dématérialisés… 🗃
Il vous faudra également prévoir du mobilier modulable et évolutif, que les salariés peuvent transformer au gré de leurs envies. De plus, avec le flexoffice, vos employés doivent être mobiles et pour cela il vous faudra les équiper d’outils technologiques légers et connectés : ordinateur portable, cloud… 💻Un réseau Wifi fiable sera également indispensable.
Enfin, comme le flexoffice implique souvent la mise en place du télétravail, vos salariés auront besoin d’outils collaboratifs et de communication interne efficaces pour maintenir le lien et assurer la conduite des projets à distance.
Conseil n°3 : Accompagnez vos équipes, managers et collaborateurs dans le passage au flexoffice
Le flexoffice représente un changement significatif dans les habitudes des salariés, il exige de l’adaptation de la part des équipes.
La disparition des bureaux, la dématérialisation des documents, les nouvelles organisations peuvent faire peur à certains, c’est pourquoi l’entreprise doit former et sensibiliser les managers et leurs équipes à ces changements. Idéalement, l’accompagnement peut s’anticiper jusqu’à 6 mois.
Des règles doivent notamment être mises en place pour faire respecter le partage des espaces et leur propreté. De même, il faudra veiller à ce que tout un chacun joue le jeu du flexoffice et que personne ne s’approprie un espace aux dépens des autres salariés.
Cependant, si les collaborateurs peuvent y voir des contraintes au départ, le flexoffice peut rassembler tout le monde autour du projet et notamment dans la personnalisation collective des espaces, afin que chacun s’identifie davantage aux nouveaux bureaux.
En quoi GetGround vous aide-t-il à la réussite du flexoffice ?
GetGround assiste vos collaborateurs sur plusieurs aspects du flexoffice :
- L’organisation personnelle de vos collaborateurs : Grâce à l’application GetGround, vous pouvez réserver vos espaces de travail en fonction de vos besoins spécifiques (salle de réunion, salle de visioconférence). Vous anticipez ainsi la disponibilité des espaces et prévoyez votre journée de travail en conséquence. Il en est de même pour le parking : si l’entreprise bénéficie de places limitées, vous pouvez planifier vos trajets au bureau en voiture. S’il reste des places libres (grâce à notre partenaire IZYX) sinon prendre les transports en commun ou encore prendre votre journée en télétravail.
- GetGround et ses nombreux partenaires mettent également à la disposition des employés des services de conciergerie (avec Cyconia) et de livraison de repas (avec Fraiche Cancan). La vie de bureau devient alors tout de suite plus simple !
- Associé avec STid, GetGround permet le déverrouillage de casiers individuels connectés, via l’application disponible sur le smartphone de chaque employé.
- L’appli GetGround veille aussi à proposer des activités détente (avec ActivCorner). Celles-ci vont contribuer au bien-être de vos collaborateurs : les aider à garder le lien même avec les télétravailleurs avec des jeux en ligne et garder la forme avec des séances de sport en ligne.
Si vous souhaitez en savoir plus sur comment GetGround peut vous aider dans la mise en place de votre flexoffice, contactez-nous !
